Regelmatig krijgen wij de vraag hoe de informatie het best naar de boekhouder kan. Daar zijn meerdere manieren voor, die we hier even zullen doornemen.
Allereerst is er een gespecialiseerde mogelijkheid via het import/export systeem, zie ook https://www.gravita.nl/import-export, maar deze optie werkt alleen als aan beide kanten PSU Boekhouden is gebruikt.
Daarnaast kan er een export worden gemaakt in een XML-Auditfile. Veel andere programma’s kunnen die importeren, hoewel dat meestal (veel) extra geld kost. In PSU Boekhouden is het bij de prijs inbegrepen.
Leden van de back-upservice hebben de mogelijkheid om een administratie van één jaar via internet naar de boekhouder te zenden via de copy-service, zie https://www.gravita.nl/de-nieuwe-service-van-gravita.
Via het menu ‘Modules>Periodieke overzichten’ kunnen alle grootboekmutaties of journaalposten worden afgedrukt. Die zal de boekhouder in ieder geval nodig hebben evenals een saldibalans of balans/V&W. Bij voorkeur gaan we dat niet allemaal afdrukken, want dat kost papier en inkt. Ook moet de boekhouder vaak (een deel van) die informatie weer opnieuw intikken.
Bij alle afdrukmogelijkheden kan worden gekozen voor printer, tekstbestand of samenvoegbestand. Dat samenvoegbestand is een met puntkomma (;) gescheiden bestand, die in elk spreadsheetprogramma kan worden ingelezen. Met een samenvoegbestand van alle grootboekmutaties, en een met een saldibalans of balans/V&W, kan de boekhouder gewoon met een spreadsheet werken.