Voor het eerst is het ons niet gelukt om een update te maken waarbij het programma er hetzelfde uitziet als de oude versie. Dat hangt samen met de hoeveelheid wijzigingen. Er verandert heel veel aan PSU Factuur in de nieuwe versie. We hebben wel moeite gedaan om het maken van een factuur zo eenvoudig mogelijk te houden.
Door de jaren heen krijgen we veel vragen voor nieuwe functies in het factureerprogramma. Dat ligt voor de hand omdat de ‘grote’ online aanbieders stevige prijzen (per maand!) vragen.
Een paar van die vragen:
– orders kunnen maken, van een order een pakbon of factuur;
– pakbonnen kunnen maken, van een pakbon een factuur;
– facturen kunnen kopiëren naar een nieuwe (en dus ook orders en pakbonnen);
– facturen kunnen samenvoegen (en dus ook orders en pakbonnen);
– UBL e-facturen (naast pdf’s);
– back-up los van de boekhouding (vooral administratiekantoren);
– in relatie met dit laatste: via info facturen meerdere facturen (nogmaals) journaliseren;
– afbeeldingen (vooral lijnen e.d.) kunnen maken in de layout;
– offertenummers (en dus ook order- en pakbonnummers) zelf kunnen maken;
– meerdere gebruikers in dezelfde administratie toestaan;
– incassokosten in de aanmaningmodule;
– snel artikelen kunnen wijzigen (met name prijzen);
– snel artikelen aanmaken met reeksen (maten, kleuren, enz.);
– regelkortingen op de factuur;
– e-mails naar klanten in html formaat.
Daarnaast zijn er nog tientallen verzoeken voor kleinere wijzigingen. Zelf willen we daarnaast nog de ticketservice en de backup-service toevoegen.
We hebben vrijwel alle wensen van de klanten in het programma verwerkt en ook nog kans gezien om het voor klanten die bijvoorbeeld alleen facturen maken eenvoudig te houden.
De data-structuur van de oude versie was niet opgewassen tegen de nieuwe wensen. Een factuur kan uiteindelijk op het punt van factureren bestaan uit meerdere offertes, orders en/of pakbonnen. Die lijn moet het programma wel onthouden. En er moeten zoekfuncties worden gemaakt om de factuur te kunnen vinden waar een bepaalde order in is opgenomen. De manier waarop het programma met data omging bleek niet (meer) afdoende. Het programma zal automatisch de data omzetten naar de nieuwe database.
In de oude versie waren er drie verschillende soorten layouts: offerte, factuur en aanmaning. Offerte- en factuurlayouts waren al gelijk, alleen de aanmaninglayout was anders. Daarom zijn er nu nog twee soorten, de aanmaning en de offerte/order/pakbon/factuur. De klant kan zelf kiezen wat er op die layouts staat. Zo hebben pakbonnen meestal geen bedragkolommen, maar als de klant dat wel wil, moet dat ook kunnen. Ook kunnen er nu eenvoudige afbeeldingen worden gemaakt, lijnen en (kleur-) vlakken.
Veel klanten bleken te werken met grote aantal debiteuren en/of artikelen. Voor die klanten waren de zoekfuncties en updatefuncties niet goed en snel genoeg. In de nieuwe versie hebben we naar deze punten gekeken en wij hopen op de juiste manier aangepast.